Si has començat a organitzar un casament o una festa, segur que has vist "RSVP" en alguna invitació o a un fil de Pinterest. És una de les paraules més repetides del món dels esdeveniments i, tot i això, poca gent sap exactament què demana i com fer-ho bé.
Què vol dir RSVP
RSVP ve del francès répondez s'il vous plaît, que vol dir "respongueu, si us plau". És la manera ràpida de dir als convidats que cal que responguin: que vindran o que no.
En català no ens fa falta cap paraula nova. El més natural és parlar de confirmació d'assistència o, a les invitacions, escriure "Confirmeu l'assistència abans del..." o "Esperem la vostra resposta". RSVP s'ha quedat, sobretot, com a etiqueta tècnica: "el formulari de RSVP". Està bé fer-la servir al text, però en una invitació que han de llegir els avis és més clar escriure "confirmeu".
Per què importa tant
Perquè tot depèn d'una sola xifra: quanta gent vindrà. D'aquí surten el càtering, les taules, el transport i l'allotjament. Sense resposta, tot és una estimació, i els errors es paguen o en menjar sobrant o en gent sense seient.
Què preguntar a més del sí o el no
Un formulari de confirmació pot fer molt més que "vens o no". Això sí: pregunta només el que faràs servir.
- Quantes persones vénen. I els noms, si no són a la llista. És la dada que més errors evita.
- Dietes i al·lèrgies, per persona. Si una família confirma quatre persones, el celíac no és "la família", és un convidat concret. Demana-ho per cada acompanyant.
- Transport. Si organitzes autocar o aparcament, una pregunta simple: "Necessites lloc a l'autocar?".
- Una cançó. No és imprescindible, però és de les preguntes que més gent respon amb ganes.
- Una pregunta pròpia. Alguna cosa teva: si venen a la cerimònia, si es queden a dormir, si portaran nens.
Amb Cabriola, el formulari el dissenyes tu: hi poses assistència, nombre de persones, dietes i al·lèrgies per convidat, la cançó i les preguntes que vulguis. Les respostes arriben a una taula que pots filtrar i exportar a CSV. Si busques idees de text per acompanyar l'enllaç, tens exemples a l'article sobre el missatge de WhatsApp per a la invitació.
Com formular la petició
El to de la petició ha de coincidir amb el de la invitació, però sempre amb tres elements: què cal fer, fins quan i on.
Confirmeu la vostra assistència a l'enllaç abans del 15 de maig. Ens ajuda molt a organitzar-ho tot.
Ens farà molta il·lusió que vinguis, però necessitem saber-ho abans del 15 de maig per poder reservar taules. Respon des d'aquí: [enllaç].
Evita les fórmules ambigües com "avisa'ns si pots venir". Una invitació que no diu fins quan s'ha de respondre, no té data límit.
La data límit: com triar-la
La regla pràctica és simple: posa la data límit abans de la que realment necessites. Si el càtering et demana la xifra final tres setmanes abans, tanca la confirmació amb cinc setmanes. Així tens dues setmanes de marge per perseguir els que no han contestat, i encara en queda una per resoldre imprevistos.
També hi ha qui tanca un límit de places. És útil si el lloc té un aforament fix: quan s'arriba al límit, el formulari es tanca. Cabriola permet posar un límit de places i una data de tancament perquè no hagis de fer-ho a mà.
Com recordar-ho als que no responen
Sempre hi ha algú que no respon, i gairebé mai és per mala fe: ho ha vist, ho ha deixat per després i ja no hi ha tornat. Un recordatori amable és part de la feina.
- Espera una setmana abans del primer recordatori, mai l'endemà.
- Un missatge individual, no al grup. Ningú vol que tots vegin qui falta.
- Facilita la resposta. Torna a posar l'enllaç, no obliguis a cercar-lo.
- Una última crida quan falten pocs dies per tancar. És el moment de dir "tanquem la llista aquesta setmana".
- Si encara no hi ha resposta, truca. A vegades és el mètode més ràpid, sobretot amb els avis.
Si tens un enllaç personal per convidat, veus exactament qui no ha respost i només escrius a aquests. Hi ha missatges d'exemple de recordatori i d'última crida a l'article del text per a WhatsApp.
Privacitat: demana només el que necessites
Un formulari de confirmació recull dades de gent que confia en tu. Uns principis bàsics:
- Demana només el que faràs servir. Si no vas a fer res amb el telèfon, no el demanis. Si no tens menú especial, no preguntis la dieta.
- Decideix qui ho veu. Les respostes les haurien de veure només els que organitzen el casament. Els al·lèrgens, per exemple, només cal compartir-los amb el càtering, i sense nom si no cal.
- Digues per a què serveix. Una frase al formulari (per exemple "les dietes només les veurà el càtering") dona tranquil·litat.
- No compartir amb tercers. A Cabriola, les dades dels convidats no van a cap tercer.
Per acabar
Un RSVP ben fet és curt, té data límit i demana només el que tu necessites. Si ara estàs muntant la teva invitació, pots crear-la per al casament i dissenyar-ne el formulari; la plantilla Teatret d'hores és una demo fictícia amb formulari inclòs. El pla gratuït arriba fins a 25 convidats, i a la pàgina de preus hi ha la resta d'opcions.